Ding 13: Online kantoortoepassingen en andere tools

Met Google Docs kun je op verschillende plekken aan je rapportages, spreadsheets of presentaties werken zonder je zorgen te hoeven maken over de meest recente versie. Ze zijn altijd beschikbaar als je maar online verbinding hebt, de USB-stick is dus overbodig als transportmiddel. Bovendien zijn ze erg geschikt om met meerdere personen aan eenzelfde document te werken. Ten opzichte van de gebruikelijke Office-software gaat het volgens mij allemaal wel ietsje trager en stroever.

Waar ik wel kantekeningen bij zet (en daarin zal ik niet de enige zijn) is de veiligheid van je online creaties. Hoe zit het bijvoorbeeld met privacy en backups? Kan ik morgen nog openen wat ik (we) vandaag heb(ben) gemaakt?

In de praktijk is het wel een handig instrument om samen aan een vraag of thema-/keuzelijst te werken, hoewel je dit ook met een wiki kan. Waarschijnlijk bepaald de aard van het document, het onderwerp of de context wat meer voor de hand ligt: wiki of iets als Google Docs.

Ik heb twee documenten in Google Docs geïmporteerd. Bij één heb ik mensen uitgenodigd een bijdrage te leveren (gaat heel makkelijk), het andere document over Spaanse thracul heb ik op het web gepubliceerd. Wijzigingen die ik in de toekomst aan deze keuzelijst toevoeg kunnen met een RSS-feed worden bijgehouden.

Offline

Een online dienst zoals Google Docs is best handig. Alleen… je moet wel steeds online zijn, dus je kunt niet even aan een document werken als je in de trein zit. Dat kan nu wel dankzij het gratis Google Gears (werkt schijnbaar alleen in de Engelstalige versie van Google Docs). Ik heb het niet uitgeprobeerd, maar je kunt in ieder geval tekstdocumenten probleemloos offline bekijken en bewerken. Heb je weer een internetverbinding, dan wordt bij het eerstvolgende gebruik van Google Docs alles weer gesynchroniseerd met de server.

Zoho

Op aanraden even bij Zoho, de concurent van Google Docs, gekeken. Inderdaad veel uitgebreider. Voorbeeld is Zoho Notebook, waarmee je online notities kunt bewaren: niet alleen tekst, maar ook foto’s, audio en video. Je kunt met Zoho DB & Reports zelfs een databank aanmaken. Ook vrij gespecialiseerd is Zoho Creator: met deze dienst kun je online applicaties maken voor je website, zoals een reactieformulier. Het resultaat is een stukje html dat je in de broncode van je website of je blog plakt.